Introduction

Ce jeu de données recense les entrées d’archives papier prises en charge aux Archives régionales Occitanie de 2016 à 2025.

Les Archives régionales Occitanie conservent les archives produites par les anciennes Régions Languedoc-Roussillon et Midi-Pyrénées (1972-2015), l’actuelle Région Occitanie (depuis 2016) et quelques organismes et associations liées à ces institutions.

Le registre des entrées enregistre tous les versements provenant des services de l’administration régionale ou organismes extérieurs, accompagnés d’un inventaire (bordereau de versement) et auxquels les archivistes ont attribué une cote (numéro d’identification).

Le rattachement des versements aux différents fonds est identifiable par l’élément alphabétique de la cote :

- WR : dossiers papier produits par la Région Languedoc-Roussillon
- FiLR : documents figurés produits par la Région Languedoc-Roussillon
- WMP : dossiers papier produits par la Région Midi-Pyrénées
- W : dossiers papier produits par la Région Occitanie
- J : dossiers produits par des organismes publics ou privés associés aux Régions.

Au 31 décembre 2025, la Région Occitanie ne dispose pas encore d’un système d’archivage électronique. Le registre des entrées concerne des versements composés majoritairement de documents écrits sur support papier. Des documents numériques sur support physique (CR-Rom, clef USB) peuvent se retrouver dans les boîtes d’archives et complètent les dossiers papier.

Les Archives régionales collectent des dossiers qui pourront être entièrement détruits ou feront l’objet d’un traitement postérieur (classement, éliminations partielles) en fonction des besoins de l’administration et de l’intérêt historique de leur contenu, selon la règlementation à laquelle sont soumises les archives publiques. Les données indiquées peuvent donc avoir changé depuis l’entrée des versements.

Les inventaires originaux et à jour des versements sont disponibles auprès des Archives régionales. Pour en savoir plus sur les conditions d’accès aux documents présents dans le jeu de données, contacter les Archives régionales Occitanie (archives-occitanie@laregion.fr)

Les données sont présentées selon le modèle de schéma formalisé par le Service interministériel des Archives de France (SIAF) et l’Association des archivistes français (AAF) en 2020.

Les données proviennent de la base de gestion des archives régionales (logiciel Avenio - société Di’X), module Registre des entrées renseigné par les archivistes. Elles ont été traitées avant publication pour retirer les données à caractère personnel.

Signification des intitulés des colonnes

- ID : identifiant unique de l’entrée (ordre d’arrivée par année)

- nomArch : nom du service d'archives

- coteArch : cote du versement d’archives

- dateEntree : date d’entrée du versement dans les fonds (au format ISO8601 AAAA-MM-JJ)

- statutJur : statut juridique des documents (archives publiques et/ou privées)

- modeEntree : modalité d’entrée (selon la liste établie par le SIAF)

- orgaVers : organisation qui a versé l’entrée

- servVers : service qui a versé l’entrée

- orgaProducteur : organisation qui a produit les documents

- servProd : service qui a produit les documents

- typeProd : fonction du producteur (selon la liste établie par le SIAF)

- activiteProd : domaine ou thématique d’action du producteur

- descContenu : description du contenu des archives

- datesExD : date extrême de début (année du document le plus ancien)

- datesExF : date extrême de fin (année du document le plus récent)

- natureSupport : nature du support matériel des documents (ici uniquement support physique)

- mlEntree : métrage linéaire de l’entrée (volume des dossiers)

- nbreArt : nombre d’articles

- volElec : volume d’archives électroniques (en octets)

- objElec : nombre d’objets électroniques

Précisions sur les organisations, services producteurs et versants

 * Les notions producteurs / versants permettent de distinguer :

- l’organisation et le service qui ont produit, constitué les dossiers ;
- l’organisation et le service qui se sont occupés du versement (transfert) aux Archives.

Ainsi, on ne perd pas la trace de l’origine des documents dans le cas, par exemple, où un organisme récupère les dossiers d’une structure qui disparaît et en assurera, plus tard, le versement aux Archives.

* Intitulés :

- service versant : nom exact du service avec son organigramme à la date du versement.
- service producteur :
                - issu de la Région Languedoc-Roussillon : commence par Languedoc-Roussillon... ;

                - issu de la Région Midi-Pyrénées : écrit en majuscule ;

                - issu de la Région Occitanie : intitulé générique (fonction, mission).